對于需要提升品牌形象和影響力的企業(yè)來說，策劃一場成功的展會能將企業(yè)的魅力和實力完美地展現(xiàn)在大眾面前，當(dāng)然了，其還能有效的傳播企業(yè)相關(guān)信息，在與公眾雙向互動的過程中提升其對企業(yè)品牌的認(rèn)同度！那么想策劃一場成功的展會，不妨且看下文。
要策劃一場成功的展會，首先要明白其類型和規(guī)模，它們的運(yùn)作程序上也因此存在著一些不同，從類型上看，它有展銷會、博覽會、節(jié)慶活動、大型會議等，在規(guī)模上，展會也有大小型之分。一般來說，大型的活動通常是由專業(yè)的展覽機(jī)構(gòu)來舉辦，參展者可以通過報名、繳費(fèi)租用展位的方式來參展，比如地區(qū)性的各種展覽會；而小型展覽則是由企業(yè)或者其他組織自己創(chuàng)辦的，主要是用來展示自身的產(chǎn)品或者與品牌密切相關(guān)的主題，并且有些是短期展出有些是長期展出保留的，這類展會主要的功能是向公眾展示企業(yè)文化和精神，同時也對內(nèi)部員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)教育的場所和方式。對于企業(yè)來說，策劃參展主要以小型為主。作為公關(guān)人員的一項重要工作，需要了解以下運(yùn)作程序：
1.整合相關(guān)資源，初步了解企業(yè)，并提煉出展會所需的賣點。
企業(yè)要舉辦展會，肯定是要與自身相關(guān)，所以在策劃之前應(yīng)該對企業(yè)進(jìn)行了解，包括其性質(zhì)、主要業(yè)務(wù)、發(fā)展歷史、品牌文化、旗艦產(chǎn)品、主要成就，等等。除此之外，還要弄清楚企業(yè)對活動的想法和要求有哪些。之后進(jìn)行相關(guān)資源的整合，這些資源涵蓋了內(nèi)部能夠提供的人力物力執(zhí)行力資源、競爭對手相關(guān)信息、展會所需達(dá)到的廣度和范圍這些方面，對其進(jìn)行有效的收集、整理和分析，可以對展會有一個初步的把握。
了解企業(yè)后，接下來就可以從各種資源材料中提煉成企業(yè)所具有的，或者展會做需要的賣點。在整理、分析資料的過程中，可以得出企業(yè)在市場上所擁的差異化特點和競爭優(yōu)勢，以及目標(biāo)人群的需求和喜好，通過推導(dǎo)、逆勢等方式得出消費(fèi)者最感興趣的一些要點。這些要點既可以作為展覽定位和主題的重要參考，或是在展覽中作為精彩亮點吸引觀眾的目光。
2. 確定展會定位和主題，制定詳細(xì)的計劃，明確各項具體內(nèi)容。
根據(jù)已有的情報和資源進(jìn)行分析之后，可以對展會的定位有一個更為清晰的認(rèn)識。定位指的就是以哪種具體的形式和流程來展開活動，因為參展需要通過資源和目的的結(jié)合來達(dá)到一個高度，然后通過某些平臺或者載體將這個表現(xiàn)出來，所以選取具體的形式、平臺、流程等都會影響到主題的體現(xiàn)。
其后便是以一個主題來展現(xiàn)這個高度。所謂萬事開頭難，由于之后的所有工作都需要圍繞這個主題來展開，所以確立主題是非常重要的一步。確立主題，可以從提煉出的賣點中獲得靈感，突出品牌亮點和特色，也可以和熱門的正面的時事相結(jié)合，更容易獲得熱度和關(guān)注；和一些流行的先進(jìn)的元素結(jié)合起來，或是進(jìn)行跨界，突出創(chuàng)意，讓展覽更具有獨(dú)特性和吸引力。
主題擬定后，以此為核心展開對具體內(nèi)容、形式、持續(xù)時間、傳播方式、具體流程等細(xì)分項目的策劃和確定，并落實參展的經(jīng)費(fèi)。除此之外，還可以對實施過程中各個階段做出一個細(xì)致周到的方案。
3. 搜集、復(fù)制各種展品，按整體規(guī)劃對展品進(jìn)行編號和陳列。
做好策劃和方案之后，進(jìn)行實施的第一步是準(zhǔn)備展會相關(guān)的物料以及展出所需的展品，在對企業(yè)資源的整合過程中，可以對所需的展品進(jìn)行搜集和挑選，確定之后進(jìn)行復(fù)制，并按照策劃對其進(jìn)行陳列和編號，以更好地進(jìn)行跟蹤和監(jiān)測。
4. 進(jìn)行活動宣傳，對會場進(jìn)行布置。
展出物品塵埃落定后，“硬件”方面的準(zhǔn)備還有會場的布置，此外就是活動的宣傳方案了。宣傳推廣其實一直貫穿展會的整個過程，并且每個階段的宣傳目的也各有側(cè)重，在前期主要是活動的預(yù)熱，一般在正式開始前的時間里進(jìn)行，可以根據(jù)大眾的心理和關(guān)注點來選擇宣傳手段和形式，在成功獲得一定的熱度后可以持續(xù)保持到展會正式開始。但需要注意的是，開始前宣傳的時間要選取合適，不能過早宣傳也不能太晚，不同時間進(jìn)行推廣效果也會不一樣。
在前期宣傳的過程中，需要布置會場，不僅要按照活動的范圍和廣度、展品的成列進(jìn)行布置，還要與燈光、音響、美術(shù)等相關(guān)的重要工作人員進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，并測試展示的效果。
中期的宣傳是在展會開始后通過多種活動策劃傳播方式的組合來讓吸引參觀者并在其心中留下深刻印象；而后期則是在活動結(jié)束后還需要在一段時間內(nèi)維持展會的宣傳，常見的有軟文報道、客戶走訪等形式，其主要目的是在大眾中進(jìn)一步樹立企業(yè)形象，并建立起品牌信任感和忠誠度，讓體驗過的參觀者對品牌產(chǎn)生更為深刻和積極的認(rèn)識。
5. 按照策劃進(jìn)行高效完美的執(zhí)行，策劃組織好展會的開幕式。
在進(jìn)行執(zhí)行時需要嚴(yán)格按照策劃方案來進(jìn)行，無論是會前的準(zhǔn)備、開始后的控場、會后安排都需要盡可能地面面俱到，一絲不茍。除了各個流程和環(huán)節(jié)之外，在實際的活動中，策劃者還應(yīng)該考慮到觀展人群的流動，要保障提供良好的參觀體驗，就要事先設(shè)計好人群流動路線，而在開始后也應(yīng)該安排人員進(jìn)行有力的引導(dǎo)和控場。
此外，展會的開始一般需要一個開幕式，這可以看做是宣傳的一部分，也是整個主題的總領(lǐng)性概括，可以讓大眾在參觀前對其產(chǎn)生一個整體的認(rèn)識和期待。
同時，除了面向大眾發(fā)出邀請外，吸引更多人關(guān)注和參觀外，還可以對重要的嘉賓人物、公媒體等進(jìn)行邀請，可以進(jìn)一步擴(kuò)大活動的權(quán)威性好和知名度。在這些群體進(jìn)行參與時，還要主動熱情地進(jìn)行講解。
6. 準(zhǔn)備好更多方案，以應(yīng)對贊助、風(fēng)控等其他情況。
有些企業(yè)在舉辦展會時會要求尋找贊助，所以需要了解相關(guān)企業(yè)所需要的贊助金額以及能夠為贊助商提供的服務(wù)和實惠。比如，在某一行業(yè)具有一定影響力的企業(yè)需要舉辦一個專業(yè)性強(qiáng)的展會，而在活動宣傳過程中，企業(yè)可以為贊助者提供一些活動策劃位、冠名權(quán)等利益，通過有形資產(chǎn)與無形資產(chǎn)的交換，達(dá)到互利共贏。
此外，企業(yè)的每一次開展這種活動其實都存在著失敗的風(fēng)險，而在參展過程中也有許多或大或小的潛在危機(jī)，面對這些風(fēng)險，策劃者需要在活動前準(zhǔn)備好風(fēng)險控制方案，以備不時之需。
7. 了解公眾對于活動的感受和反饋，在結(jié)束后對整個活動進(jìn)行評估。
活動結(jié)束后，除了后續(xù)的宣傳外，還需要對展會的效果進(jìn)行跟進(jìn)，了解參觀者對于活動的體驗感受，積極獲取專業(yè)人士、普通群眾等不同群體的反饋，比如問卷調(diào)查就是一個非常泛用的手段。將這些反饋進(jìn)量化分析，對整個活動的優(yōu)點和不足進(jìn)行評估和分析，為之后提供更多參考經(jīng)驗，不斷提升策劃水平。
此外，如果是長期的展會，則需要不斷地補(bǔ)充新的內(nèi)容，使之適應(yīng)不同階段公眾的參觀需求，并及時反映出企業(yè)的發(fā)展和成果。